Seamos productivos de una manera relajada

Ser productivo significa encontrar la justa medida entre lo que se produce y los medios que se han empleado para conseguirlo. Existe una   productividad   que   uno   mismo   genera, que nos lleva al logro de nuestros objetivos y es la productividad personal. Gestionar las actividades en todos los niveles, de una manera equilibrada y siendo productivos, nos hace sentir a gusto. Tiene mucho que ver con reconocer, admitir y tratar nuestras prioridades sobre una jerarquía de diferentes niveles de perspectivas.

¿En qué consiste la jerarquía de diferentes niveles de prioridad?

Es lo que David Allen denomina el modelo de 6 niveles para la revisión de tu propio trabajo:

1. Acciones. Son las sucesiones de hechos o circunstancias a realizar: hacer llamadas de teléfono, e-mails que enviar, comprar por realizar, trabajos por presentar, etc. Incluye los elementos de las listas Agenda, Próximas Acciones y En espera.
2. Proyectos. Conjunto de las acciones que ejecutamos coordinadamente con el objetivo de alcanzar cierta meta. Cada proyecto requerirá varias acciones.
3. Áreas de responsabilidad. Compromisos que hemos adquirido de una manera u otra, y que nos dan la facultad para desplegar acciones de control encaminadas a que las tareas asignadas se desarrollen de forma eficiente. En el trabajo: la programación, las ventas, la relación con clientes, la gestión financiera, etc.; en la vida personal: la salud, las finanzas o la familia.
4. Objetivos. Son los logros que pretendemos alcanzar con el desarrollo de un proyecto. Se trata de lo más importante o de lo que guía nuestras acciones. De ellos se desprenden las áreas de responsabilidad en las que nos debemos concentrar.
5. Visión. Es la capacidad que tenemos para vislumbrar o anticipar el futuro de aquello que no es ocio (negocio). Se asocia a la facultad para pronosticar cómo funcionará un determinado quehacer. A partir de esta percepción, organizar los recursos con el objetivo de sacar provecho del escenario futuro. En función de la visión, el cerebro va estableciendo los objetivos necesarios, para luego convertirlos en realidad.
6. Vida. Fuerza interna que permite producir. El gran por qué. Todo lo demás—visión, objetivos, proyectos y acciones—derivan de este propósito y nos deben guiar a hacia él.

¿Cómo podemos prepararnos para ser productivos de una manera relajada?

GTD (Getting things done o “resolviendo las cosas”) es una metodología de productividad (gestión de tiempo) descrita por David Allen en el año 2001, que contribuye a hacer más actividades con menos esfuerzo. Libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que tenemos que hacer, y podemos concentrarnos en la efectiva realización de las tareas.

Ser productivo consiste en hacer más cosas con el menor esfuerzo posible. El sistema GTD, proporciona una forma de relacionarte con las diferentes movidas que puedan presentarse en la vida diaria. Ofrece las “rutinas” y “funciones” que necesitamos para poder aceptar, evaluar, integrar, clasificar y organizar todo lo que entra en nuestras vidas, de forma conveniente.

FacileThings la solución definitiva para hacer GTD

Los sistemas tradicionales de gestión del tiempo simplifican nuestras actividades en una lista de tareas a las que asignamos una prioridad. Esta prioridad posiblemente sea un número o un visto que simplemente escribimos al lado de la tarea, y permanece ahí para siempre. A menudo representa un grado de urgencia, más que de importancia. Estos sistemas no tienen en cuenta que la importancia de las cosas varía con el tiempo, porque aparecen nuevos compromisos que hacen que la importancia de todo lo anterior sea relativa.

Una lista de X tareas en la que Y de ellas tienen la máxima prioridad hace muy difícil y estresante el hecho de decidir cuál es la siguiente acción a realizar. Al no haber algo que relacione las tareas X-Y con nosotros como individuos, posiblemente prioricemos una tarea que requiera 5 minutos, antes que otra que requiera 4 horas. Las tareas que alguien ha considerado como “baja prioridad” se relegan, hasta que producen una crisis y generan montón de problemas.

GTD proporciona un marco de trabajo que nos permite alcanzar un conocimiento más profundo de la realidad. Introduce el contexto como el principal factor de elección de la siguiente tarea y nuestros objetivos personales y áreas de responsabilidad como los factores que dan prioridad a unas acciones sobre otras. No sólo se trata de trabajar, sino de ser productivo.

¿Sobre qué base científica se apoyan las recomendaciones que hace GTD?

1. Utilizar una memoria externa. Recopilar todas las cosas que llaman nuestra atención en algún lugar fuera de nuestra cabeza (libreta, archivo, ordenador…). Utilizar el cerebro para almacenar información hace que éste se sature, ya que necesita un nivel de actividad neuronal elevado para mantener esta información sin interferencias. Al utilizar una memoria externa, nos aseguramos recuperar exactamente lo que pusimos ahí y conseguimos liberar el estrés asociado a la necesidad de estar continuamente recordándolo todo.
2. Acciones que provocan acciones. Se debe guardar la información de forma clara, que invite a la acción en el momento en que la revisemos. Definir la próxima acción debe ser evidente, sin imprecisiones, ni ambigüedades. De esta forma, disminuye el esfuerzo, el nivel de estrés y las posibilidades de procrastinación. Dato importante: las listas definidas en GTD ya implican una acción en sí mismas, lo cual nos ayuda a definir el siguiente paso: Acciones Siguientes implica hacer, Proyectos implica planificar, Algún día/Tal vez implica reconsiderar, etc.
3. Actuar según la situación. La decisión de ejecutar una acción debe depender de las circunstancias del momento (el contexto). Los cambios de contexto suponen un coste de tiempo y energía que se deben minimizar. Resulta difícil recuperar la concentración cuando desviamos la atención de algo. Las interrupciones frecuentes disminuyen la productividad de forma significativa. Dato importante: La regla de los 2 minutos de GTD obedece a este principio. Se decide qué tipo de acción hay que llevar a cabo y se creado un contexto mental adecuado para realizarla.
4. Adaptarse es más importante que planificar. Planificar sigue siendo importante, pero de una forma flexible. La importancia del contexto nos recuerda que los planes quedan subordinados a la situación actual. Cada día hay nueva información, retos y oportunidades; de modo que los planes y prioridades deben adaptarse constantemente. Dato importante: GTD opera con un enfoque reactivo que ayuda a estar preparados para cualquier cosa, sin olvidar nuestros compromisos. Permite reducir el impacto de lo inesperado, tratándolo cuando es más fácil, en el momento en que aparece.
5. Organizar de abajo arriba. Si empezamos desde abajo (asuntos más concretos) en vez de desde arriba (objetivos de alto nivel), conseguiremos tener el control necesario para empezar a razonar las implicaciones a largo plazo. Si éstas no son satisfactorias, estaremos a tiempo de redefinirlas porque el día a día está controlado.
6. Utilizar nuestras reacciones para mantener el rumbo. Esta forma permanente de avanzar hacia los objetivos, en función de nuestras reacciones, puede producir un estado mental altamente productivo, en el que el trabajo se hace sin estrés, con menos esfuerzo y con una sensación de plena satisfacción. Dato importante: GTD nos enseña a gestionar una lista específica de Acciones Siguientes, la cual contiene los pasos a seguir para avanzar en los proyectos. Cada vez que hacemos una, la eliminamos y estamos preparados para definir la siguiente acción.

¿En qué puede beneficiarnos aprender GTD y utilizarlo en la vida y en el trabajo?

1. Productividad sin estrés. Nos ayuda a hacer frente a los retos profesionales y personales de una forma relajada. Libera la mente para tareas más creativas que tener que recordar cosas. Da forma a lo que tenemos que hacer, elimina la incertidumbre y da la tranquilidad de saber que todo está bajo control.
2. Significado. Nos permite definir qué es importante y qué no. Realizaremos las acciones que nos permitan cumplir con nuestras áreas de responsabilidad y que nos haga avanzar hacia lograr los objetivos, dentro del marco que definen nuestros principios y nuestra particular visión de la vida.
3. Tiempo. Una organización eficiente ahorra tiempo. GTD elimina la distinción entre vida personal y profesional y libera de la ansiedad que nos produce el tratar de alcanzar y mantener ese equilibrio.
4. Enfoque. Define contextos. La lista Algún día/Tal vez nos permite eliminar de la mente todo lo que ahora mismo es irrelevante, con la tranquilidad de saber que lo tenemos almacenado en un sitio seguro de donde lo podemos rescatar en el momento más adecuado.
5. Libertad. No hay prioridades, nuestra intuición manda. En cada momento somos libre de elegir qué hacer entre un conjunto de tareas que se adecúan mejor al contexto en el que nos encontramos, incluso no hacer nada.  
6. Mejores relaciones. Proporciona las herramientas adecuadas para cumplir con nuestros compromisos.
7. Organización. Todo en su sitio: una bandeja de entrada, una agenda con todos tus compromisos, un sistema de material de referencia clasificado y unas listas de proyectos.
8. Creatividad. Utilizar nuestra mente para pensar crear nuevos proyectos, imaginar, inventar.
9. Mejor gestión de la incertidumbre. Permite adaptarnos y estar preparado para nuevas oportunidades.
10. Productividad. Terminamos haciendo más cosas en menos tiempo. Y sabiendo qué debemos hacer y qué no…

Ser productivo es cuestión de lograr una considerable cantidad de beneficios haciendo el mejor uso de nuestras capacidades y de todo lo que podamos tomar a nuestro alcance para la obtención de resultados positivos y de progreso con relación a un objetivo propuesto.

Las decisiones que tomemos deben ser:

• coherentes con nuestros valores y objetivos,
• alineadas con lo que podemos hacer en función de las circunstancias en que nos encontramos, del tiempo y la energía de que disponemos.

Ph. D. Melvis González Acosta

Doctora en Ciencias Sociológicas
Investigadora de campos sociales
Redactora de contenido hipermedia
Sembradora de tendencias